Penahanan Ijazah oleh Perusahaan: Aturan, Risiko, dan Hak Pekerja

Bayangkan kamu baru lulus SMK, dapat panggilan kerja pertama di pabrik dekat rumah, dan saat tanda tangan kontrak HR bilang, "Ijazah aslinya ditinggal di sini ya, nanti dikembalikan kalau kontrakmu selesai." Kedengarannya sepele. Tapi setahun kemudian kamu dapat tawaran lebih bagus di tempat lain, dan tiba-tiba ijazah itu jadi tali yang mengikat kakimu.

Praktik ini cukup sering kita dengar sampai Kementerian Ketenagakerjaan menerbitkan surat edaran khusus pada 20 Mei 2025 untuk melarangnya [1]. Modul ini membahas apa kata aturan resmi, seberapa kuat kedudukannya, kenapa perusahaan masih melakukannya, dampaknya, dan apa yang bisa dilakukan HR maupun pekerja.

Kenapa perusahaan masih menahan ijazah

Jujur aja, alasan perusahaan biasanya bukan niat jahat. Yang paling sering terdengar adalah rasa takut rugi. Perusahaan sudah keluar biaya rekrutmen dan pelatihan, lalu khawatir karyawan pergi begitu sudah pintar. Ijazah asli dianggap "jaminan", mirip KTP yang ditinggal saat menyewa motor.

• Takut karyawan kabur setelah dilatih. Biaya pelatihan dianggap investasi yang harus "dikunci".
• Jaminan kalau ada kerugian. Misalnya untuk posisi yang memegang uang tunai, stok, atau aset.
• Kebiasaan turun-temurun. "Dari dulu juga begitu", jadi tidak pernah dipertanyakan.
• Tidak tahu aturannya. Banyak usaha kecil belum pernah membaca surat edaran atau perda terkait.

Masalahnya, analogi sewa motor itu tidak cocok. Saat menyewa motor, kamu meminjam barang milik orang lain. Saat bekerja, kamu menjual tenaga dan waktu, dan kamu tetap bebas memilih tempat kerja. Ijazah adalah bukti hasil belajarmu bertahun-tahun, dan tanpa dokumen asli kamu bisa kesulitan melamar ke tempat lain. Itu sebabnya surat edaran Menaker tidak berhenti pada larangan menahan dokumen, tapi juga melarang pemberi kerja menghalangi pekerja mencari dan mendapatkan pekerjaan yang lebih layak [1].

Dokumen apa saja yang dimaksud

Surat edaran Menaker menyebut ijazah, lalu menjelaskan bahwa dokumen pribadi yang dimaksud adalah dokumen asli, antara lain sertifikat kompetensi, paspor, akta kelahiran, buku nikah, dan buku pemilik kendaraan bermotor (BPKB) [1]. Kata "antara lain" berarti daftarnya contoh, bukan batas.

Perda Provinsi Jawa Timur Nomor 8 Tahun 2016 juga punya daftar sendiri. Penjelasan Pasal 42-nya menyebut dokumen asli yang dimaksud adalah KTP, SIM, akta kelahiran, kartu keluarga, paspor, ijazah, dan sertifikat [2].

Perhatikan kata kuncinya: asli dan sebagai jaminan. Meminta kamu menunjukkan ijazah asli untuk dicocokkan saat rekrutmen, lalu mengembalikannya hari itu juga, berbeda dengan menyimpannya berbulan-bulan supaya kamu tidak keluar. Yang dilarang adalah mensyaratkan atau menahan dokumen sebagai jaminan untuk bekerja [1,2].

Isi SE Menaker M/5/HK.04.00/V/2025

Nama lengkapnya Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja. Surat ini bertanggal 20 Mei 2025, ditandatangani Menteri Ketenagakerjaan Yassierli, dan ditujukan kepada para gubernur di seluruh Indonesia [1]. Di JDIH Kemnaker statusnya tercatat berlaku [1].

Pembukaannya menyebut tujuannya: memberi pelindungan bagi pekerja untuk mendapatkan pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan, dengan memperhatikan praktik penahanan ijazah dan dokumen pribadi yang terjadi [1]. Isinya empat butir pokok [1]:

Penutupnya meminta gubernur meneruskan surat edaran ini kepada bupati/wali kota dan pemangku kepentingan di wilayahnya, dengan tembusan antara lain ke pimpinan organisasi pengusaha dan pimpinan serikat pekerja [1].

Perda Jawa Timur dan aturan lain yang terkait

Perda Provinsi Jawa Timur Nomor 8 Tahun 2016

Jauh sebelum surat edaran Menaker, Jawa Timur sudah punya aturan tegas. Perda Provinsi Jawa Timur Nomor 8 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Ketenagakerjaan ditetapkan 31 Agustus 2016 dan diundangkan 2 September 2016 [2].

“Pengusaha dilarang menahan atau menyimpan dokumen asli yang sifatnya melekat pada pekerja sebagai jaminan.”

Pasal 79 ayat (1) perda ini mengancam pelanggar Pasal 42 dengan pidana kurungan paling lama enam bulan atau denda paling banyak Rp50.000.000. Ayat (2)-nya menambahkan, bila tindak pidana yang sama juga diatur undang-undang, sanksi yang dipakai adalah sanksi menurut undang-undang [2]. Perda ini berlaku untuk wilayah Provinsi Jawa Timur, dan JDIH Kemnaker mencatat statusnya berlaku [2].

UU Ketenagakerjaan

UU 13/2003 tidak punya pasal yang menyebut ijazah secara khusus, tapi ada tiga hal yang berguna. Pasal 54 ayat (2) menyatakan ketentuan upah dan syarat kerja dalam perjanjian kerja tertulis tidak boleh bertentangan dengan peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, dan peraturan perundang-undangan. Pasal 54 ayat (3) menyatakan perjanjian kerja dibuat sekurang-kurangnya rangkap dua, dan pekerja serta pengusaha masing-masing mendapat satu. Pasal 176 menyebut pengawasan ketenagakerjaan dilakukan pegawai pengawas untuk menjamin pelaksanaan peraturan ketenagakerjaan [3].

UU 6/2023 (penetapan Perppu Cipta Kerja) mengubah banyak pasal UU 13/2003, tapi Pasal 54 dan Pasal 176 tidak termasuk pasal yang diubah [4]. Jadi ketiga pegangan di atas masih bisa kamu baca di naskah UU 13/2003.

Konvensi ILO tentang penghapusan kerja paksa

Indonesia mengesahkan Konvensi ILO Nomor 105 mengenai Penghapusan Kerja Paksa lewat UU 19/1999. Penjelasan UU itu menyebut kebebasan untuk secara sukarela melakukan suatu pekerjaan sebagai salah satu hak asasi, dengan merujuk Pasal 27 ayat (2) UUD 1945 tentang hak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak [6].

Seberapa kuat aturannya?

Bagian ini penting supaya kamu tidak melebih-lebihkan. Tiap aturan punya bentuk dan jangkauan berbeda.

Gampangnya gini. Di luar Jawa Timur, surat edaran Menaker adalah sinyal resmi paling jelas dari pemerintah pusat bahwa praktik ini tidak dibenarkan. Surat edaran itu juga yang dipakai gubernur, bupati, dan wali kota sebagai pedoman pembinaan di daerahnya [1]. Provinsi atau kabupaten lain bisa saja punya perda serupa, tapi modul ini hanya membahas aturan yang teksnya sudah kami baca langsung. Cek JDIH pemerintah daerahmu.

Pengecualian sempit: ijazah dari pelatihan yang dibiayai perusahaan

Butir keempat surat edaran sering disalahpahami seolah perusahaan boleh menahan ijazah asal "ada alasannya". Padahal syaratnya berlapis [1]:

1. Harus ada kepentingan mendesak yang dibenarkan secara hukum.
2. Dokumennya hanya ijazah dan/atau sertifikat kompetensi, bukan KTP, paspor, akta, buku nikah, atau BPKB.
3. Ijazah atau sertifikat itu diperoleh lewat pendidikan dan pelatihan yang dibiayai pemberi kerja.
4. Pembiayaan itu didasarkan pada perjanjian kerja tertulis.
5. Pemberi kerja wajib menjamin keamanan dokumen dan memberi ganti rugi bila rusak atau hilang.

Contohnya, perusahaan membiayai kamu kuliah D3 atau ikut sertifikasi kompetensi berbiaya besar, dan semua itu tertulis di perjanjian kerja. Ijazah SMK yang kamu bawa dari rumah jelas tidak masuk pengecualian ini, karena bukan hasil pendidikan yang dibiayai perusahaan.

Dampaknya untuk pekerja dan perusahaan

Untuk pekerja

• Mobilitas terkunci. Banyak lowongan meminta dokumen asli saat verifikasi. Tanpa ijazah, kamu bisa kehilangan kesempatan yang lebih baik, persis hal yang ingin dicegah butir kedua surat edaran [1].
• Posisi tawar melemah. Saat negosiasi gaji, lembur, atau keluhan kerja, ada rasa takut dokumenmu "dipersulit".
• Beban pikiran. Wajar kalau kamu cemas dokumen penting hilang atau rusak, apalagi bila tidak ada tanda terima.
• Paspor dan dokumen identitas. Untuk pekerja yang sering bepergian atau pekerja migran, menahan paspor berarti menahan kebebasan bergerak. Kajian HRM terbaru juga mengajak perusahaan multinasional memperhatikan cara mereka merekrut, mengelola, dan mempertahankan pekerja migran di sepanjang rantai pasoknya [14].

Untuk perusahaan

Dari sisi perusahaan, penahanan ijazah merusak hubungan kerja dari dalam. Riset tentang psychological contract (kontrak psikologis, yaitu janji tak tertulis yang dirasakan karyawan) menunjukkan bahwa rasa "dikhianati" tidak selalu muncul dari satu kejadian besar. Ia bisa terbentuk dari pemicu-pemicu yang saling terkait, lalu dinilai karyawan dari sisi tujuan, atribusi, keadilan, dan sumber daya [8]. Ijazah yang ditahan adalah pemicu yang terus terlihat setiap kali karyawan memikirkan masa depannya.

Lalu ada soal suara karyawan. Studi di sektor garmen Bangladesh mengaitkan employee voice (kesempatan karyawan menyampaikan pendapat) dengan kinerja lewat rasa bekerja secara layak dan motivasi intrinsik [12]. Karyawan yang merasa "tersandera" cenderung diam, dan masalah di lantai produksi atau toko tidak pernah naik ke manajemen.

Cara sah mengikat karyawan yang sudah dilatih

Kekhawatiran perusahaan soal investasi pelatihan itu valid. Jawabannya bukan menyandera dokumen, tapi membuat karyawan punya alasan untuk bertahan. Riset tentang job embeddedness (keterikatan pada pekerjaan) menggambarkan karyawan yang tertanam dalam jaring kekuatan penahan di dalam dan di luar pekerjaan. Karyawan yang lebih tertanam dalam pekerjaannya lebih jarang mencari kerja lain, bahkan saat merasa posisinya tidak aman [9].

Langkah praktis untuk HR

Salinan dokumen tetap data pribadi

Setelah dokumen asli dikembalikan, perusahaan biasanya tetap butuh fotokopi atau hasil pindai. Salinan itu memuat data pribadi, jadi UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi berlaku [5]. Beberapa ketentuan yang langsung relevan:

• Pengendali data wajib punya dasar pemrosesan, misalnya pemenuhan kewajiban perjanjian atau kewajiban hukum (Pasal 20) [5].
• Pengumpulan dilakukan terbatas dan spesifik, sah, transparan, dan sesuai tujuannya (Pasal 16 ayat (2)) [5]. Jadi kumpulkan salinan yang memang perlu, bukan semua dokumen "untuk jaga-jaga".
• Pengendali data wajib melindungi keamanan data, menjaga kerahasiaannya, dan mencegah akses tidak sah (Pasal 35, 36, dan 39) [5]. Simpan di folder terkunci dengan akses terbatas.
• Data dihapus saat tidak lagi diperlukan untuk tujuan pemrosesan atau atas permintaan subjek data (Pasal 43), dan dimusnahkan antara lain saat masa retensinya habis (Pasal 44) [5].

Kalau kamu pekerja: dari sebelum tanda tangan sampai mengadu

Sebelum tanda tangan

• Baca perjanjian kerja sampai habis. Surat edaran Menaker secara khusus meminta calon pekerja mencermati ketentuan yang mensyaratkan penyerahan ijazah atau dokumen pribadi sebagai jaminan [1].
• Tanyakan langsung: "Apakah ada dokumen asli yang harus saya tinggalkan?" Catat jawabannya.
• Minta salinan perjanjian kerjamu. Pasal 54 ayat (3) UU 13/2003 menyatakan pekerja dan pengusaha masing-masing mendapat satu perjanjian kerja [3].
• Kalau perusahaan membiayai pendidikan atau sertifikasimu, pastikan perjanjiannya tertulis dan memuat siapa yang menjamin keamanan dokumen [1].
• Simpan fotokopi atau foto semua dokumen penting di tempat aman milikmu sendiri.

Kalau dokumenmu sudah terlanjur ditahan

Mulai dari yang paling sopan dan tertulis. Kirim permintaan pengembalian ke HR lewat surel atau surat, sebutkan dokumennya, tanggal penyerahan, dan rujuk surat edaran Menaker [1]. Kalau di Jawa Timur, sebut juga Pasal 42 Perda 8/2016 [2]. Minta tanda terima saat dokumen dikembalikan. Kalau tidak ada tanggapan, jalur resminya diatur UU 2/2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial [7]. Perselisihan karena hak tidak dipenuhi, akibat beda pelaksanaan atau penafsiran peraturan atau perjanjian kerja, disebut perselisihan hak [7].

Checklist kepatuhan

Latihan mandiri